Archiwa tagu: systemy

Digitalizacja dokumentacji – Jak elektroniczne systemy zarządzania dokumentacją wspierają efektywność biznesową

computer network technology 7760393W dzisiejszym świecie cyfrowym, gdzie ilość danych i dokumentów w firmach stale rośnie, zarządzanie dokumentacją staje się coraz bardziej skomplikowane i wymagające. Tradycyjne metody przechowywania i przetwarzania dokumentów papierowych stają się przestarzałe i nieefektywne. W tym kontekście, coraz więcej firm decyduje się na digitalizację dokumentacji oraz wdrożenie elektronicznych systemów zarządzania dokumentacją (EDMS), które pomagają w efektywnym gromadzeniu, przetwarzaniu i udostępnianiu informacji. W niniejszym artykule przyjrzymy się, jak elektroniczne systemy zarządzania dokumentacją wspierają efektywność biznesową.

Korzyści z elektronicznych systemów zarządzania dokumentacją

Jak elektroniczne systemy wpływają na efektywność biznesową

Elektroniczne systemy zarządzania dokumentacją oferują szereg korzyści dla firm, które przekładają się na zwiększoną efektywność biznesową:

  • Łatwiejszy dostęp do informacji: Dzięki elektronicznym systemom dokumentacji, pracownicy mają szybki i łatwy dostęp do potrzebnych dokumentów bez konieczności przeszukiwania papierowych teczek czy szafek.
  • Szybsze wyszukiwanie dokumentów: Systemy zarządzania dokumentacją umożliwiają szybkie wyszukiwanie i odnajdywanie potrzebnych dokumentów za pomocą prostych narzędzi wyszukiwania, co znacząco oszczędza czas.
  • Zwiększona kontrola nad dokumentacją: Elektroniczne systemy pozwalają na łatwiejsze śledzenie historii dokumentów, kontrolę dostępu do informacji oraz zarządzanie uprawnieniami użytkowników, co zwiększa bezpieczeństwo danych.
  • Możliwość współpracy i udostępniania: Dzięki możliwości udostępniania dokumentów w czasie rzeczywistym oraz pracy zespołowej nad nimi, elektroniczne systemy ułatwiają współpracę między pracownikami i zewnętrznymi partnerami biznesowymi.
  • Redukcja kosztów i zmniejszenie zużycia papieru: Digitalizacja dokumentacji eliminuje potrzebę drukowania i przechowywania dokumentów papierowych, co przekłada się na oszczędność kosztów oraz korzyści dla środowiska.

Jak wprowadzić elektroniczne systemy zarządzania dokumentacją

Kluczowe kroki i wytyczne dla firm

Wprowadzenie elektronicznych systemów zarządzania dokumentacją wymaga starannego planowania i przemyślanej strategii. Oto kilka kluczowych kroków, które warto uwzględnić:

  • Analiza obecnych procesów dokumentacyjnych: Przed wdrożeniem nowego systemu warto dokładnie przeanalizować obecne procesy zarządzania dokumentacją oraz zidentyfikować obszary wymagające poprawy.
  • Wybór odpowiedniego systemu: Istnieje wiele różnych systemów zarządzania dokumentacją dostępnych na rynku. Ważne jest wybranie rozwiązania, które najlepiej odpowiada potrzebom i specyfice działalności firmy.
  • Szkolenie pracowników: Wdrożenie nowego systemu wymaga odpowiedniego szkolenia pracowników, aby zapewnić im umiejętność korzystania z nowych narzędzi i procesów.
  • Monitorowanie i ocena: Po wdrożeniu systemu warto regularnie monitorować jego działanie oraz zbierać opinie pracowników, aby dostosować go do zmieniających się potrzeb i oczekiwań.

Organizacje stawiają na digitalizację

Digitalizacja dokumentacji oraz wdrożenie elektronicznych systemów zarządzania dokumentacją to kluczowy krok w modernizacji procesów biznesowych oraz poprawie efektywności działania firmy. Korzyści płynące z wprowadzenia elektronicznych systemów są liczne i obejmują szybszy dostęp do informacji, zwiększoną kontrolę nad dokumentacją oraz redukcję kosztów operacyjnych. W dzisiejszym szybko zmieniającym się środowisku biznesowym, firmy, które inwestują w digitalizację dokumentacji, mają przewagę konkurencyjną i są lepiej przygotowane do wyzwań przyszłości. Dlatego też, zrozumienie roli i korzyści elektronicznych systemów zarządzania dokumentacją staje się kluczowym elementem strategii biznesowej każdej nowoczesnej organizacji.

OLE – doładowania pre-paid

pre-paidOLE  jest nowatorskim rozwiązaniem umożliwiającym uzupełnienie dowolnego konta pre-paid w trybie online przez 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu.

Wychodząc na przeciw wyzwaniom, jakie niosą nowoczesne technologie, firmy zaproponują współpracę w zakresie dystrybucji jednostek elektronicznego doładowania w systemie Ole.

Elektroniczne doładowanie telefonów typu pre-paid skutecznie wypiera z rynku tradycyjne kupony – zdrapki. Ole! to  najnowocześniejszy system elektronicznego doładowania w Polsce.

Dlaczego warto wybrać tę formę doładowania?

  • Atrakcyjna marża (bez żadnych limitów)
  • Dodatkowy dochód wynikający z uzyskania marży pochodzącej praktycznie bez dodatkowych kosztów.
  • Eliminacja kosztów dystrybucji i magazynowania.
  • Magazyn EJD w systemie OLE! dostępny jest 24h/dobę przez 7 dni w tygodniu (nie ma niebezpieczeństwa braku elektronicznych jednostek na magazynie).
  • Możliwa sprzedaż przez 24 godziny na dobę, przez 365 dni w roku.
  • System nie wymaga zastosowania żadnej odrębnej infrastruktury informatycznej.
  • Niski koszt wdrożenia usługi – usługa jest uruchamiana na telefonie GSM lub na PC
  • Usprawnienie i poprawa jakości obsługi Klienta.
  • Eliminacja strat spowodowanych ewentualną kradzieżą kuponów doładowujących.
  • Możliwość promowania systemu pod własną marką, nazwa jest wyświetlana na terminalu
  • Możliwość zintegrowania systemu OLE! z posiadanym systemem informatycznym (OLE API)
  • Możliwość przesyłania komunikatów do wszystkich użytkowników terminali.
  • Rozbudowa systemu o nowe funkcjonalności – ubezpieczenia telefonów komórkowych, tanie rozmowy międzynarodowe, niebawem płatności za energię.
  • Łatwy nadzór nad sprzedażą we własnej sieci – aplikacja Operatora OLE! – umożliwiająca tworzenie raportów w dowolnym momencie czasowym i zarządzanie własnymi punktami.
  • Krótki czas trwania transakcji.
  • Prosta obsługa systemu.

Zalety usługi elektronicznego doładowania OLE! dla klienta końcowego

  • Możliwość doładowania na dowolną kwotę zaczynając od minimalnej kwoty 5 zł powiększanej o 1 zł (nie dotyczy oferty POP).
  • Brak konieczności zdrapywania i wpisywania 14-cyfrowych kodów.
  • Możliwość doładowania telefonu przez osobę nie będącą jego użytkownikiem, np. dziecku przebywającemu na koloniach lub osobie znajdującej się za granicą.
  • Krótki czas trwania transakcji.
  • Ogólna dostępność usługi.

W związku z dynamicznym rozwojem zapraszamy do współpracy

  • Firmy posiadające własne sieci sprzedaży.
  • Firmy sprzedające kupony – zdrapki.
  • Firmy obsługujące potencjalnych klientów elektronicznego doładowania.

LINUX w biurze

linuxW artykule tym po krótce postaram się przedstawić korzyści jakie można uzyskać z zastosowania systemu operacyjnego LINUX w biurze. Przedstawię najpierw w paru słowach, czym wyróżnia się Linux na tle innych systemów operacyjnych a następnie omówię zastosowania tego systemy w biurze.

Systemy operacyjne rodziny Windows tworzone są przez jedna firmę. Firma ta odpowiada za jakość tworzonych produktów, prowadzi dla nich wsparcie techniczne, do niej idą pieniądze od każdej sprzedanej kopii systemu operacyjnego. Z systemem Linux jest inaczej. System Linux jest rozprowadzany na podstawie licencji GPL (patrz archiwum, a więc jest zupełnie darmowy. Jedynie za co podczas zdobywania Linuxa będziemy musieli zapłacić to nośnik, na którym będzie zapisany system. Linux powstał około 9 lat temu. Początkowo zabawka pewnego studenta w dzisiejszych czasach stała się potężnym systemem operacyjnym, przez wielu uważany za najlepszy.

Jakie korzyści odniesiemy używając Linuxa ?

Otóż moim zdaniem w biurze może pełnić dwie główne czynności (lub obie jednocześnie):

  • pełnić rolę serwera biurowego
  • pełnić rolę stacji roboczej

Linux może być wykorzystywany jako:

– serwer plików: Linux może udostępniać przez siec komputerową przestrzeń na swoich dyskach. Potrafi posługiwać się wieloma protokołami od standardu Linuxa poprzez system Novell kończąc na SMB, czyli udostępnianie plików komputerom z Windows poprzez otoczenie sieciowe.

– serwer baz danych: wszyscy liczący się a rynku producenci baz danych wyprodukowali już wersje swoich produktów na Linuxa. Można więc zarządzać bazami, posiadając wszystkie jej możliwości.

– serwer drukarek: Linux potrafi obsłużyć wiele drukarek i wiele kolejek drukowania, potrafi sprawdzać prawa dostępu, działać jako serwer faxów.

– serwer heterogeniczny: Linux działa we wszystkich znanych środowiskach sieciowych, tak więc można go używać w sieci zarówno z komputerami z systemem Windows, DOS, Linux, OS/2 oraz innymi.
– router sieciowy: Linux bardzo dobrze nadaje się, jako komputer udostępniający sieć internet w naszej lokalnej sieci. Dzięki niemu, tanim nakładem, możemy mieć na każdym komputerze w biurze dostęp do globalnej sieci INTERNET. Oprócz tego Linux potrafi nas zabezpieczyć przed zagrożeniem z zewnątrz sieci działając jako firewall. Możemy również ograniczać dostęp do zasobów internetu zabraniając Pani Zosi z sekretariatu siedzieć na IRC, a panu Jankowi z magazynu dostępu do www, potrzebuje on tylko dostęp do FTP, aby wysłać stan magazynowy.

– serwer udostępniający zasoby: Właśnie takie usługi w internecie jak www, ftp czy mirc są udostępniane w internecie za pomocą systemów Linuxowych. Mimo, iż Linux nie króluje jeszcze jako stacja robocza to jako serwer internetowy jest używany w 75% całej infrastruktury internetu. Dzięki Linuxowi możemy posiadać własną domenę, a co za tym idzie własne strony WWW, pocztę e-mail, serwer ftp oraz wielu wielu innych i to u siebie w biurze – ponosimy jedynie koszt podłączenia do internetu – a to w dzisiejszych czasach posiada większość firm.

– stacja robocza: dzięki zastosowaniu środowisk graficznych KDE oraz GNOME możemy pracować równie wygodnie i na pewno wydajniej niż w systemie Windows. W Linuxie możemy spokojnie pracować na pakietach biurowych (edytor tekstu, arkusz kalkulacyjny, bazy danych, programy do prezentacji). W Linuxie spokojnie i szybciej możemy surfować po stronach WWW, odbierać pocztę e-mail, rozmawiać przez irc itd.

Zastosowań Linuxa jest jeszcze dużo, dużo więcej a przekonać można się o tym tylko instalując go i używając. Możliwości na pewno są ogromne. Jest to wspaniała alternatywa dla tych, którzy liczą się z kosztami użytkowania biura oraz chcą mieć stabilny i wydajny system operacyjny.

Maciej Dutkowiak

Pakiet RADIX SQL

oprogramowanieW połowie października br. komisja przetargowa MSWiA zakończyła badanie i ocenę ofert w ramach przetargu na dostawę i instalację sprzętu komputerowego w urzędach stanu cywilnego i urzędach gminnych na potrzeby ZSI PESEL2.

RADIX jest wiodącym producentem oprogramowania dla administracji publicznej, uczestniczącym w pracach rozwojowych nad projektem PESEL2. W bieżącym roku oferta RADIX została poszerzona o nowy system obsługi urzędu stanu cywilnego – USC+, dostosowany do współpracy z ewidencją ludności i zgodny z wytycznymi MSWiA.

Wychodząc naprzeciw oczekiwaniom użytkowników, RADIX sukcesywnie wprowadza oprogramowanie nowej generacji, funkcjonujące w oparciu o bazy danych SQL, instalowane na serwerach Microsoft lub Linux.

Systemy pakietu RADIX SQL instalowane są w połączeniu lub niezależnie od siebie i mogą być zintegrowane z oprogramowaniem innych producentów, pozwalając użytkownikom na dostosowanie obsługi informatycznej urzędu do własnych potrzeb.

Systemy w wersjach SQL, umożliwiające bardziej wydajną i bezpieczną pracę urzędu, można instalować – obok tradycyjnej platformy Microsoft/Novell/Oracle – w oparciu o bezpłatne serwery baz danych (MSDE, PostgreSQL) i systemy operacyjne z rodziny Linux. Systemy te są dostępne w atrakcyjnych, promocyjnych cenach (zobacz szczegóły).

Ewentualne dodatkowe pytania prosimy kierować do naszych partnerów handlowych działających na Państwa terenie. RADIX rozpoczął też wdrażanie systemu USC+, przeznaczonego do obsługi urzędów stanu cywilnego. Nowy produkt jest integrowany z modułami ELUD+ i WYB+ oraz dostosowany do wymagań systemu PESEL2, zgodnie z harmonogramem przewidywanym przez Departament Informatyki Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji.